Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Arcora Docs es una plataforma de gestión documental ofrecida a organizaciones y sus usuarios autorizados. El responsable del tratamiento de los datos personales que usted proporcione al registrarse o usar la aplicación es la entidad u organización que le otorgó acceso; el operador de la plataforma actúa como encargado del tratamiento en la medida en que presta el servicio técnico de alojamiento, autenticación y almacenamiento.

Para ejercer sus derechos o formular consultas sobre privacidad, contacte primero al administrador o área de soporte de su organización.

2. Datos que tratamos

Podemos tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación y cuenta: nombre, usuario, correo electrónico, imagen de perfil y credenciales de acceso.
• Datos de uso: registros de actividad, preferencias de interfaz, organización y proyectos a los que tiene acceso.
• Contenido que usted o su organización cargan: documentos, metadatos, comentarios, radicados y configuraciones asociadas al archivo documental.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador o dispositivo, identificadores de sesión y registros necesarios para seguridad y diagnóstico.

3. Finalidades del tratamiento

Utilizamos sus datos para:

• Autenticar su identidad y mantener su sesión segura.
• Permitir la gestión, búsqueda, trazabilidad y colaboración sobre documentos y expedientes dentro de su organización.
• Aplicar permisos, roles y políticas definidas por su organización.
• Mejorar la estabilidad, seguridad y soporte del servicio, incluida la detección de usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

4. Base legal

El tratamiento se fundamenta en la ejecución del contrato o relación con su organización, el cumplimiento de obligaciones legales en materia de archivo y gestión documental, el interés legítimo en la seguridad del sistema y, cuando corresponda, su consentimiento para tratamientos opcionales (por ejemplo, notificaciones no esenciales).

En Colombia, este aviso se entiende conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias sobre protección de datos personales.

5. Conservación

Conservamos los datos mientras mantenga una cuenta activa, mientras su organización use el servicio o durante los plazos de retención documental que la entidad defina conforme a la normativa de archivo aplicable. Los respaldos y registros técnicos pueden conservarse por un periodo adicional limitado por motivos de seguridad y auditoría.

6. Encargados y transferencias

Para prestar el servicio podemos apoyarnos en proveedores de infraestructura (por ejemplo, alojamiento en la nube, bases de datos, almacenamiento de archivos y autenticación). Estos proveedores procesan datos solo según nuestras instrucciones y medidas contractuales de confidencialidad y seguridad.

No vendemos sus datos personales. Solo compartimos información cuando su organización lo autoriza, usted lo solicita, o la ley lo exige.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: acceso autenticado, control por roles, cifrado en tránsito y prácticas de almacenamiento seguro. Ningún sistema es completamente invulnerable; le recomendamos usar contraseñas robustas y no compartir sus credenciales.

8. Sus derechos

Usted puede solicitar, según la ley aplicable:

• Conocer, actualizar o rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos y revocar la autorización cuando no exista deber legal o contractual que lo impida.
• Presentar consultas y reclamos ante el responsable del tratamiento en su organización y, en su caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en Colombia.

9. Menores de edad

El servicio está dirigido a usuarios autorizados por organizaciones. No recopilamos de forma consciente datos de menores sin la participación del responsable correspondiente.

10. Cambios a este aviso

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos la fecha de actualización. El uso continuado del servicio tras cambios materiales puede requerir nueva aceptación según lo indique su organización.

Documento relacionado

El uso de Arcora Docs también se rige por nuestros Términos y Condiciones de uso.